Microsoft Power Automate | Como crear un portal de soporte con Microsoft 365, Teams y Power Automate
Seguramente estás escuchando y leyendo todos los días estas cosas de la automatización. Que si tareas automatizadas por aquí, que si correos que te avisan y desencadenan acciones por allá… Todo eso suena genial, pero claro… La gran pregunta, ¿por dónde empiezo?
Hoy en día, tenemos un montón de soluciones incluidas en los planes de Microsoft 365 que nos pueden ayudar a construir automatizaciones, integrando unas con otras.
Seguro que al abrir el portal de Microsoft 365 te hayas sentido sobrecogido por la cantidad de aplicaciones que podemos llegar a utilizar. Es un momento inquietante y que, en algunos casos, desembocan en sentimientos cruzados como la emoción y la frustración.
Emoción por todo lo que puedes llegar a tener en pantalla (¡¡Dios mío, soy rico!!) Y la frustración de… ¿Y por dónde empiezo?… Pufff… Qué follón… Lo dejo.
Lo sé, también lo he sufrido. Pero tranquil@ que, desde este lado de la pantalla, queremos echarte una mano.
El objetivo de esta guía o mini tutorial, es crear un formulario y un portal de comunicación para que los usuarios de una organización, envíe sus solicitudes de casos, incidencias, consultas y problemas sobre tecnología al equipo de sistemas.
Estas solicitudes, viajarán de forma automática creando un registro de los mismos en un listado de SharePoint, avisando además al equipo de sistemas a través de Teams y correo electrónico.
Esta guía está orientada a usuarios administradores de sistemas y de negocio avanzados. Pero si eres completamente nuevo y acabas de empezar y tienes inquietudes, te será igualmente válido seguir estos pasos. Los usuarios deben contar con un plan de Office 365 / Microsoft 365 que contenga los siguientes productos:
Crear el formulario
Cuando planeamos facilitar al usuario un modelo de comunicación con el equipo de TI o Sistemas, tenemos que hacerlo muy sencillo pues la tecnología, suele crear preocupación en los usuarios y deseamos responderles rápidamente.
Para ello vamos a usar Microsoft Forms, donde crearemos un sencillo formulario para que lo rellenen.
Un aspecto importante. microsoft Forms nos permite obligar al usuario que rellene el formulario. En este ejemplo, hemos marcado esa opción. Así todo usuario que rellene el formulario, estará obligado a completar los cuatro campos y no perderemos los datos.
En el caso del 4 campo, hemos dado opción al usuario a que pueda explicar con sus propias palabras, la situación en la que se encuentra. Para ello hemos seleccionado la opción Respuesta Larga y también Obligatoria.
Para terminar, podemos visualizar cómo está quedando nuestro formulario y como los usuarios lo van a poder visualizar.
A través de la opción Vista previa, podremos ver el formulario a través de una simulación de un PC y de un teléfono móvil.
Con este último paso, hemos creado finalmente nuestro formulario, ahora, construiremos el portal para el usuario en Microsoft SharePoint, donde integraremos este formulario.
Crear el portal en SharePoint
Como ya sabemos, SharePoint es una solución muy completa. Es más que un gestor documental, así que vamos a aprovechar la funcionalidad de crear un Portal de Comunicación y además la funcionalidad de Lista.
En el primer paso, integraremos el formulario que acabamos de construir y en el segundo, una lista donde se grabe cada solicitud del formulario rellenado por los usuarios.
Vamos a buscar SharePoint entre nuestras aplicaciones de Office 365.
Para nuestro caso, lo que vamos es a crear un Sitio de Comunicación. Esta tipología de sitio es muy sencilla de construir y permite centrar rápidamente el objetivo que perseguimos en este ejemplo:
Facilitar a los usuarios un portal donde completen el formulario que hemos diseñado y se generen los registros de solicitudes que después, viajarán de forma automática a través de Power Automate.
Ahora empezamos a crear las columnas en nuestra lista, que deberán coincidir con las preguntas del formulario. No literalmente, pero sí de forma aproximada para tener una correlación entre lo que se solicita en el formulario y lo que recibimos en la lista de SharePoint.
Para ir más rápido, vamos a seleccionar esta plantilla orientada a registrar respuestas de un formulario en SharePoint.
Se trata de utilizar todo lo construido anteriormente:
El formulario (Forms) y la lista de nuestro portal de consultas e incidencias (SharePoint).
Ahora seleccionamos en el menú de selección el nombre del formulario que hemos creado.
Esta selección la haremos para los dos “triggers” que hacen relación a la aplicación forms.
En el “trigger” relacionado con SharePoint, seleccionaremos la dirección del sitio y lista de que hemos creado.
Traducción al lenguaje corriente: El trigger, es el desencadenador. (No confundir con el bollo de la infancia “Trigger-Ton”)
Como podemos ver, una vez hemos seleccionado la dirección del sitio y la lista, automáticamente aparecen los campos de las columnas creadas previamente. Esto se debe a la IA que ya tiene Microsoft 365. Anteriormente, había que crearlos manualmente.
Ahora toca ir rellenando el contenido dinámico y es donde la IA nos vuelve a echar una mano pues si nos fijamos, en el menú contextual de la derecha, podemos incluir directamente los títulos de las preguntas de nuestro formulario.
MOOOOOLA!!!!
Ahora vamos a elegir entre las diferentes acciones del trigger de Teams la opción “Mostrar un mensaje como el bot de Flow en un canal”.
De esta forma Bot, nos avisará en el equipo y canal, de la creación de casos a través del formulario de Forms.
Resultados: en SharePoint
Tras rellenar el formulario, la lista de SharePoint ha recogido el registro.
Resultados: en TEAMS
Teams, a través de BOT y Power Automate (Flow), nos avisa de la creación del caso en el equipo y canal creado.
Resultados: en Outlook
Power Automate (Flow), nos avisa de la creación del caso a través de un correo electrónico.
César Hassen-Bey es Microsoft 365 Manager y Power Platform Lead en EQM.